Politique relative aux données à caractère personnel des clients / contacts

Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cadre de son activité, le Cabinet du Docteur LEPAGE met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses patients et contacts.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

  • « patient(s) » : désigne toute personne physique qui consulte ou qui est traitée/soignée par le Docteur LEPAGE ;
  • « contact(s)» : désigne toute personne physique ou morale en relation avec le Cabinet du Docteur LEPAGE mais qui n’est pas patient (prospects, relations, partenaires, …) ;
  • « responsable du traitement» : désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est le Docteur LEPAGE;
  • « sous-traitant» : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels le Docteur LEPAGE travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel qu’il traite ;
  • « personnes concernées» : désigne les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement. Elles sont au titre des présentes qualifiées de « patient» ou de « contact » ;
  • « destinataires» : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des destinataires internes que des organismes extérieurs (prestataires de services supports, l’Administration judiciaire et ses auxiliaires, les instances ordinales, etc.)

 

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

1. Objet

Pour satisfaire à ses besoins, le Docteur LEPAGE met en œuvre et exploite des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses patients et contacts.

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information du Docteur LEPAGE et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses patients et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

2. Portée

La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des patients et contacts du Docteur LEPAGE.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont le Docteur LEPAGE est responsable ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par le Docteur LEPAGE ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre le Docteur LEPAGE et ses patients et contacts.

3. Principes généraux & engagement

Aucun traitement n’est mis en œuvre par le Docteur LEPAGE concernant des données de patients et contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour ses services ou traitées en relation avec ses services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des patients et contacts par le biais d’une modification de la présente politique.

4. Types de données collectées

Données traitées (sensibles ou non)
• Identité et identification (nom, prénom, date de naissance, pseudo, numéro patient)
• Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) : si necéssaire
• Vie personnelle / professionnelle lorsque c’est nécessaire (poids, mensurations, aidants, situation de famille, autres professionnels de santé, tuteur): si nécessaire
• Numéro de sécurité sociale
• Données de santé
• médicaments dispensés, posologie, date de l’ordonnance, durée de la prescription,
• modalités de prise en charge médicale
• renseignements divers (allergies): si nécessaires pour éviter des réactions ou des interactions médicamenteuses
• historique des médicaments dispensés, traitements en cours, prescripteurs
• données relatives aux prescripteurs (coordonnées, numéro RPPS, numéro d’inscription à l’Ordre etc.)
• Données bancaires: si nécessaire

Le Cabinet du Docteur LEPAGE traite de données sensibles au sens du RGPD.

5. Origines des données

Le Docteur LEPAGE collecte les données de ses patients et de ses contacts à partir de :

  • données fournies par le patient ;
  • données fournies par le prescripteur ;
  • données contenues sur les ordonnances le cas échéant ;
  • fiches ou formulaires électroniques remplis par le patient ;
  • inscription ou abonnement à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ;
  • inscription à des évènements organisés par le Docteur LEPAGE.

 

Dans tous les cas, le Docteur LEPAGE prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées.

6. Finalités du traitement

Selon les cas, le Docteur LEPAGE traite vos données pour les finalités suivantes :

  • gestion de l’historique des interventions pratiquées ;
  • gestion d’éventuelles suites opératoires et interactions médicamenteuses ;
  • alerte en cas d’allergies ;
  • réponses aux questions qui posées ;
  • amélioration de nos services ;
  • réponse à nos obligations administratives ;
  • réalisation de statistiques.

7. Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

Patients
Contacts
Exécution précontractuelle ou contractuelle
Intérêt légitime et lorsque la loi le requiert, le consentement

8. Destination des données

Le Docteur LEPAGE s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Destinataires internes
Destinataires externes
• Le personnel habilité du Cabinet :
Praticien, infirmière, secrétaire médicale.
• Prestataires ou services support (prestataire informatique; sous-traitants) ;
• Le personnel habilité des services chargés du contrôle (expert-comptable) ;
• Profesionnels intervenant dans la prise en charge du patient
• Cliniques et hôpitaux
• Administration judiciaire, auxiliaires de justice, confrères, experts, mandataires, huissiers, enquêteurs, etc. ;
• Instances ordinales ;
• Administration ;
• Le personnel habilité des sous-traitants.

Les destinataires des données à caractère personnel des patients et contacts au sein du Cabinet sont soumis à une obligation de confidentialité.

Le Docteur LEPAGE décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

Le Cabinet n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de patients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, le Docteur LEPAGE n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

9. Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par le Docteur LEPAGE au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur lui et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Données relatives aux patients
Données relatives aux contacts et prospects
Données techniques
Données relatives à la newsletter (le cas échéant)
Données bancaires
• Dossier patient: 20 ans à compter de la dernière saisine suivi d’un archivage durant 10 ans sur support distinct uniquement si nécessaire.
• Dossier Médical Partagé (DMP): pas de conservation
3 ans à compter de leur collecte par le Docteur LEPAGE ou du dernier contact émanant du prospect / du contact
1 an à compter de leur collecte
Jusqu’à opposition ou désabonnement de la personne concernée
Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du patient
Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit
Données relatives aux patients
Données relatives aux contacts et prospects
• Dossier patient: 20 ans à compter de la dernière saisine suivi d’un archivage durant 10 ans sur support distinct uniquement si nécessaire.
• Dossier Médical Partagé (DMP): pas de conservation
3 ans à compter de leur collecte par le Docteur LEPAGE ou du dernier contact émanant du prospect / du contact
Données techniques
Données relatives à la newsletter (le cas échéant)
1 an à compter de leur collecte
Jusqu’à opposition ou désabonnement de la personne concernée
Données bancaires
Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du patient
Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux patients et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que le Docteur LEPAGE n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

10. Droits d'accès (droit de copie)

Les patients et contacts disposent traditionnellement d’un droit de demander à le Docteur LEPAGE la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.

Les patients et contacts disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

  • la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
  • être formulée par écrit à l’adresse suivante : Cabinet du Docteur LEPAGE – 90, Boulevard Flandrin 75116 PARIS ou à l’adresse e-mail : [email protected]

 

Les patients et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès du Docteur LEPAGE. Si les patients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les patients et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le Docteur LEPAGE.

11. Mise à jour - Actualisation et rectification

Le Cabinet satisfait aux demandes de mise à jour :

  • automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;
  • sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.

12. Droit à l'effacement

Le droit à l’effacement des patients et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette situation, les patients et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

  • les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
  • la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Docteur LEPAGE et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

 

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les patients et contacts sont informés qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

13. Droit à la limitation

Les patients et contacts sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par le Docteur LEPAGE est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.

14. Droit à la portabilité

Le Docteur LEPAGE fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les patients ou les contacts eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par le Docteur LEPAGE et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

15. Décision individuelle automatisée

Le Cabinet ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

16. Droit post mortem

Les patients et contacts sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse [email protected] ou par courrier postal à l’adresse suivante 90, boulevard Flandrin 75116 PARIS accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

17. Caractère ou obligatoire des réponses

Les patients et contacts sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, le Docteur LEPAGE explique aux patients et contacts les conséquences d’une absence de réponse.

18. Droit d'usage

Le Docteur LEPAGE se voit conférer par les patients et contacts un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse du Docteur LEPAGE, autrement appelées les données enrichies, demeurent sa propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).

19. Sous-traitance

Le Docteur LEPAGE informe ses patients et contacts qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, le Docteur LEPAGE s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

Le Docteur LEPAGE s’engage à imposer aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données que lui ou à s’assurer que les procédures du sous-traitant garantissent la protection des données personnelles de ses patients. De plus, le Docteur LEPAGE se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

20. Sécurité

Il appartient à le Docteur LEPAGE de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

  • gestion des habilitations pour l’accès aux données (accès avec CPS et CPE, codes d’accès aux sessions informatiques, fermetures automatisées des sessions après consultation ou saisie, changements réguliers de codes d’accès, individualisation des codes d’accès etc…);
  • mesures de sauvegarde interne ;
  • processus d’identification ;
  • conduite d’audits de sécurité ;
  • l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information ;
  • l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité ;
  • l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.

Pour ce faire, le Docteur LEPAGE peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’il estimera nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.

En tout état de cause, le Docteur LEPAGE s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, le Docteur LEPAGE s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

21. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, le Docteur LEPAGE s’engage à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les patients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, le Docteur LEPAGE :

  • en avisera les patients et contacts concernés ;
  • communiquera aux patients et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires.

22. Référent RGPD

Le Cabinet du Docteur LEPAGE a désigné un référent RGPD.

Les coordonnées de notre référent données personnelles sont les suivantes :

Nom : Christophe LEPAGE

Adresse e-mail : [email protected]

Tél : 01 40 72 88 87

23. Registre des traitements

Le Cabinet n’est pas tenu de procéder à la mise en œuvre d’un registre des traitements.

24. Droit d'introduire réclamation auprès de la CNIL

Les patients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

Cnil – Service des plaintes

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

25. Évolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des patients et contacts par tout moyen choisi par le Docteur LEPAGE en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

26. Pour plus d'informations

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter notre référent données à l’adresse électronique suivante : [email protected]

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.fr.